B. Braun har varslingssystem for interne og eksterne varsel om brudd på våre retningslinjer eller lover og regler. Vår Compliance Officers mottar varselet og videreformidler til riktig enhet internt eller eksternt. Finn mer informasjon om hvordan du varsler et avvik/brudd under. Vennligst se eget felt for anonyme varsler.
Våre Compliance Officers er autorisert og forpliktet til å motta informasjon og klager angående brudd på Code of Conduct og/eller retningslinjer gjeldende Compliance, informere ledelsen, behandle bruddet sammen med ledelsen, foreslå passende tiltak og informere andre enheter innenfor selskapet, for eksempel internrevisjon, ansvarlig juridisk avdeling og Group Compliance Office, som igjen skal informere styret. Group Compliance Office sikrer involvering av revisorer i den grad det er nødvendig.
For å sikre overholdelse er alle ansatte i B. Braun pålagt å rapportere alle mistenkte potensielle brudd på retningslinjene eller loven. Det er etablert hensiktsmessige kommunikasjonskanaler som administreres av Compliance Officers. Alle rapporter om mistanke om manglende overholdelse vil bli undersøkt på riktig måte, og korrigerende tiltak vil bli iverksatt etter behov for å forbedre styringssystemet ytterligere. B. Braun forbyr enhver gjengjeldelse mot en ansatt eller tredjepart for å rapportere et brudd eller et mistenkt brudd i god tro.
Retningslinjer for å varsle et avvik
Varsler kan gis til Compliance Office per e-post. Det er viktig at følgende spørsmål besvares i alle varsler.
Hvem?
I meldingen skal være tydelig hvem avsenderen er. Det er kun hvis avsenderen lett kan identifiseres at det er mulig å ha en effektiv dialog (se unntak for anonyme varsel i siste punkt).
Hva?
Et varsel skal utformes på en måte som gjør det mulig å fastslå de forholdene som ligger til grunn for meldingen. Vær oppmerksom på at overholdelsesansvarlige er avhengige av å motta alle fakta i hver sak. Mer informasjon kan også være nødvendig, derfor er det ofte nyttig om du ikke sender inn meldingen anonymt, da dette vil gjøre det mulig å foreta ytterligere henvendelser. For informasjon om hva slags innhold som ikke er passende i et varsel, se: "Hvilke problemer må ikke varsles via varslingssystemet".
Når?
Det er viktig å presisere nøyaktig når de beskrevne hendelsene fant sted, slik at ansvar og andre fakta knyttet til saken kan fordeles på en hensiktsmessig måte. Varselet bør gis umiddelbart (vanligvis innen noen få dager). Det kan være vanskeligere å undersøke hendelser som fant sted for lenge siden.
Hvor?
Stedet som meldingen kommer fra bør spesifiseres så nøyaktig som mulig; vennligst oppgi relevant land, sted, anlegg, divisjon og avdeling der det er mulig.
Hvordan sende inn et anonymt varsel?
For å sende anonyme varsel er det noen egne hensyn å ta. For å gjøre varselet anonymt, vennligst send det inn via en e-postkonto som hindrer deg i å bli personlig identifisert, for eksempel fra en adresse du selv har satt opp under et pseudonym; dette er enkelt å gjøre ved å bruke private e-posttjenester. Når du skriver meldingen, bør du fokusere på spørsmålet om HVA (se punkt 2 ovenfor). Alle detaljer du oppgir i forhold til sted og tid må være nøye utplukket for å gjøre det vanskelig eller umulig å identifisere deg. Det kan imidlertid fortsatt være behov for ytterligere henvendelser, så vi ber om at du fortsetter å sjekke den anonyme e-postkontoen jevnlig slik at den anonyme kontakten kan opprettholdes. Vi garanterer at ved bruk av varslingssystemet vil all data og alle rettigheter bli beskyttet i høyest mulig grad.